ข่าวสาร

“Who’s the Boss? Chief Audit Executive Reporting Lines Still Blurred”

สวัสดีค่ะทุกท่าน หัวข้อวันนี้บอกได้เลยว่าเกี่ยวข้องกับทุกคน ไม่ว่าท่านจะดำรงตำแหน่งผู้ตรวจสอบภายในขององค์กร หรือท่านจะเป็นฝ่ายบริหารที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบภายใน

ผู้เขียนเชื่อว่า ทุกท่านในแต่ละองค์กรอาจมีสายของบังคับบัญชาที่แตกต่างกัน และอยากทราบว่าแล้วการรายงานผลการตรวจสอบภายในนั้นจริง ๆ ต้องไปที่ใด ซึ่ง JOSEPH MCCAFFERTY เขียนไว้เมื่อ NOVEMBER 09, 2016 ใน https://www.misti.co.uk ที่เราจะนำมาสรุปและเล่าให้ฟังดังนี้

สายบังคับบัญชาและปัจจัยต่างๆ ทำให้หัวหน้างานตรวจสอบต้องรายงานต่อผู้บังคับบัญชาหลายคน  (WITH LOTS OF VARIATIONS AND OFTEN DUEL REPORTING LINES, CAES MUST SERVE MANY MASTERS)

หัวหน้าสายงานตรวจสอบควรรายงานให้ใคร?

เป็นคำถามที่หลายบริษัทเกิดความสับสนมานาน บางที่รายงานกับฝ่ายการเงินหรือฝ่ายกฎหมาย แต่หลายบริษัทให้รายงานโดยตรงต่อกรรมการผู้จัดการ ซึ่งแบบหลังนี้ทำให้การตรวจสอบภายในมีอิทธิพลมาก แต่ยังก็ไม่ได้แก้ไขปัญหาเกี่ยวกับความเป็นอิสระของหัวหน้างานตรวจสอบภายในอย่างสมบูรณ์ หรือแม้กระทั่งการรายงานไปยังคณะกรรมการบริษัทโดยตรงก็ทำให้เกิดสายการรายงานที่ควบคู่กันไปกับฝ่ายบริหารที่มากมาย

จากการศึกษาล่าสุดมีการเผยแพร่เมื่อเดือนกันยายน 2016 โดยสมาคมผู้ตรวจสอบภายใน หน่วยงานวิจัยของสถาบันผู้ตรวจสอบภายในว่า โครงสร้างการรายงานสำหรับหัวหน้างานตรวจสอบภายในยังคงมีความแตกต่างกันอย่างมากมาย ดังนี้

•  ร้อยละ 49 ของหัวหน้างานตรวจสอบภายในกล่าวว่า พวกเรารายงานต่อกรรมการผู้จัดการบนพื้นฐานของการบริหารจัดการ

•  ร้อยละ 26 รายงานโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจสอบหรือทางคณะกรรมการบริษัทอื่น ๆ

•  ร้อยละ 15 รายงานต่อผู้อำนวยการสายงานบัญชีและการเงิน

•  และร้อยละ 10 รายงานต่อหัวหน้าที่ปรึกษาหรือผู้บริหารอื่น ๆ

บ่อยครั้งที่หัวหน้าสายงานตรวจสอบภายในมีสายการรายงานที่แบ่งแยกระหว่างรายงานที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการ และรายงานเกี่ยวกระบวนการทำงาน Larry Rittenberg, ผู้เขียนรายงานกล่าวว่า “การรายงานการบริหารงานตรวจสอบภายในโดยทั่วไปมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมของการทำงานตรวจสอบภายใน” หรือการทำรายงานมุ่งเน้นที่ความรับผิดชอบสูงสุดของการทำงานตรวจสอบภายใน ซึ่งหมายความรวมถึงการพิจารณาอนุมัติแผนงานตรวจสอบภายในและงบประมาณการตรวจสอบ และความรับผิดชอบในการแต่งตั้งหรือการว่าจ้างหัวหน้างานตรวจสอบภายใน

และเพื่อให้สายงานตรวจสอบภายในมีอำนาจมากขึ้น หลาย ๆ บริษัทได้มีการยกระดับตำแหน่งของหัวหน้าสายงานตรวจสอบภายในให้เทียบเท่ากับระดับ C-Suite และมีการรายงานให้กรรมการผู้จัดการ อย่างไรก็ตามเมื่อหัวหน้าสายงานตรวจสอบภายในรายงานต่อกรรมการผู้จัดการทั้งการบริหารและการทำงาน ประเด็นประมาณ 1 ใน 5 ที่ตรวจพบจะถูกตัดออก หรือหากเป็นประเด็นเกี่ยวกับทางด้านบัญชีและการเงิน ประเด็นเหล่านั้นจะสามารถถูกแก้ไขได้ถ้ามีการรายงานต่อผู้อำนวยการสายงานบัญชีและการเงิน ดังนั้นในแบบสุดท้ายนี้อาจเป็นโครงสร้างการรายงานที่เหมาะสมน้อยที่สุด

การบังคับบัญชาทางอ้อม DOTTED LINES

โดยทั่วไปตามหลักการเกี่ยวกับบทบาทหน้าที่การทำงาน หัวหน้าผู้ตรวจสอบภายในจะรายงานผลต่อคณะกรรมการตรวจสอบหรือคณะกรรมการบริษัทที่มีส่วนเกี่ยวข้อง

ในความเป็นจริงจากการตอบแบบสอบถาม

•  ร้อยละ 72 ของหัวหน้าผู้ตรวจสอบภายในรายงานผลต่อคณะกรรมการตรวจสอบตามบทบาทหน้าที่

•  ร้อยละ 19 รายงานผลการตรวจสอบต่อกรรมการผู้จัดการ

•  และมีเพียงร้อยละ 9 ที่รายงานผลการตรวจสอบต่อประธานเจ้าหน้าที่สายการเงินหรือที่ปรึกษาทางกฎหมายหรือกรรมการอื่น ๆ

สถิติเหล่านี้เพิ่มขึ้นอย่างมีนัยยะสำคัญ เมื่อเทียบกับช่วงเวลาก่อนที่จะมีกฎหมายข้อบังคับของ Sarbanes-Oxley  ซึ่งหัวหน้าผู้ตรวจสอบภายในมีสิทธิเพียงน้อยนิดในการเข้าถึงคณะกรรมการตรวจสอบหรือคณะกรรมการบริษัท

ประโยชน์ของการรายงานผลการตรวจสอบต่อกรรมการผู้จัดการแบบวันต่อวัน ช่วยให้หัวหน้าผู้ตรวจสอบภายในเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรและช่วยให้เกิดการกำกับดูแลอย่างต่อเนื่อง การรายงานต่อคณะกรรมการบริษัทเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ เนื่องจากคณะกรรมการมีกำหนดการประชุมตามช่วงเวลาที่กำหนด อาจทำให้ประเด็นในการประชุมไม่สอดคล้องกับการดำเนินกิจการตามปกติของบริษัท

แม้กระนั้นการที่มีหลายสายการบังคับบัญชายังสามารถก่อให้เกิดปัญหาได้ ผู้วิเคราะห์เกี่ยวกับประเด็นดังกล่าวกล่าวว่า เนื่องจากกรรมการผู้จัดการเป็นผู้ควบคุมการเติบโตและการเลื่อนขั้นในอาชีพการงาน หัวหน้าผู้ตรวจสอบภายจึงมักไม่ต้องการที่จะสร้างปัญหาและทำอะไรก็ตามที่ส่งผลกระทบในแง่ลบต่อกรรมการผู้จัดการ

จากการศึกษาในประเด็นที่คล้ายคลึงกันของสถาบันผู้ตรวจสอบภายใน (IIA) ซึ่งให้ข้อมูลเกี่ยวกับโครงสร้างการรายงานผลการตรวจสอบพบว่า ผู้บริหารด้านการตรวจสอบมักรู้สึกกดดันในการที่จะปกปิดและแก้ไขประเด็นที่มีการตรวจพบตามสมควร ประมาณ 1 ใน 4 ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่า พวกเขารู้สึกกดดันในการจะต้องแก้ไขรายงานการตรวจสอบเพื่อกรรมการผู้จัดการหรือผู้บริหารระดับสูงอื่น ๆ และบางคนกล่าวว่าเรื่องดังกล่าวมักเกิดขึ้นเป็นประจำ

ดีและร้าย Good and Bad

ในทวีปอเมริกาเหนือแม้หัวหน้าผู้ตรวจสอบภายในมีแนวโน้มที่จะมีสิทธิมากกว่าผู้ตรวจสอบภายในจากทวีปอื่น ในการเข้าถึงคณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการบริษัท แต่หัวหน้าผู้ตรวจสอบภายในก็ยังคงชื่นชอบการรายงานตามสายการบังคับบัญชาต่อพนักงานในระดับรองลงมา

หัวหน้าผู้ตรวจสอบภายในของทวีปอเมริกาเหนือ ซึ่งเป็นผู้ตอบแบบสอบถามมากถึงร้อยละ 80 กล่าวว่า พวกเขารายงานผลต่อคณะกรรมการตรวจสอบหรือคณะกรรมการบริษัทที่เกี่ยวข้องตามหน้าที่การทำงาน ซึ่งสัดส่วนดังกล่าวถือว่าสูงมากที่สุดจากทุก ๆ ภูมิภาค แต่กระนั้นร้อยละ 36 ของหัวหน้าผู้ตรวจสอบภายในจากทวีปอเมริกาเหนือกล่าวว่า พวกเขายังคงมีการรายงานตามสายการบังคับบัญชาต่อประธานเจ้าหน้าที่สายการเงิน และอีกร้อยละ 19 มีการรายงานต่อหัวหน้าที่ปรึกษาและผู้บริหารระดับสูงอื่น ๆ ซึ่งตัวเลขทั้งสองประเด็นนั้นสูงกว่าค่าเฉลี่ยของภูมิภาคอื่น ๆ ทั่วโลกเช่นกัน

ข้อมูลข้างต้นเป็นการสำรวจจากผู้ตรวจสอบภายในของภูมิภาคต่าง ๆ  ซึ่งจะเห็นได้ว่าสำหรับการปฏิบัติงานจริงยังคงขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมของแต่ละองค์กร ที่ต้องพิจารณาความเหมาะสมให้มีความสอดคล้องกับวัฒนธรรมของแต่ละองค์กรด้วย

ที่มา: https://www.misti.co.uk/internal-audit-insights/who-s-the-boss-chief-audit-executive-reporting-lines-still-blurred

เรื่องโดย: คณะทำงานด้านข้อมูลข่าวสาร คณะกรรมการวิชาชีพ  บจ.ตรวจสอบภายในธรรมนิติ​