ข่าวสาร

การตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Internal Quality Audit) การตรวจติดตามคุณภาพภายในเป็นเครื่องมืออันหนึ่งในระบบคุณภาพที่ใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กร กำจัดสิ่งที่เป็นจุดอ่อนและปัญหาที่สาเหตุ และใช้เป็นแนวทางในการป้องกันไม่ให้เกิดปัญหา

ความหมายของการตรวจติดตามคุณภาพ (Quality Audit)

ตามมาตรฐาน ISO 19011 กล่าวว่า การตรวจติดตามคุณภาพ หมายถึง “กระบวนการซึ่งเป็นระบบ เป็นอิสระ และจัดทำเป็นเอกสารเพื่อแสดงให้เห็นว่ากิจกรรมต่าง ๆ ในระบบคุณภาพมีผลลัพธ์สอดคล้องกับแผนหรือเกณฑ์ที่กำหนดไว้ และถูกนำไปปฏิบัติอย่างมีประสิทธิผล เหมาะสม และสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร”

ระบบการตรวจติดตามคุณภาพ (Audit System) โดยทั่วไปเราแบ่งประเภทของการตรวจติดตาม (Audit) เป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ นั่นคือ
1.      การตรวจติดตามภายใน (Internal Audit หรือ First Party Audit)
2.      การตรวจติดตามโดยลูกค้า (Second Party Audit)
3.      การตรวจติดตามโดยบุคคลที่ 3 หรือหน่วยงานให้การรับรอง (Third Party Audit)

ผลกระทบของการตรวจติดตาม
1.      การตรวจติดตามภายใน (Internal of First Party Audit) หมายถึง การตรวจติดตามที่ผู้ตรวจ (Auditor) เป็นบุคลากรขององค์กรเอง โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ฝ่ายบริหารทราบว่ากิจกรรมต่าง ๆ ในระบบคุณภาพที่จัดสร้างขึ้นมาถูกนำไปปฏิบัติอย่างสอดคล้องตามข้อกำหนดของ ISO 9001 : 2000     และช่วยให้มีโอกาสในการปรับปรุงและพัฒนาระบบอย่างต่อเนื่อง
2.   การตรวจติดตามโดยองค์กรของลูกค้า (Second Party Audit) หมายถึง การตรวจติดตามโดยลูกค้าของเรา หรือองค์กรที่กำลังจะกลายมาเป็นลูกค้าของเรา ซึ่งการตรวจติดตามลักษณะนี้ ส่วนหนึ่งก็เพื่อใช้ในการตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการนั่นเอง
3.   การตรวจติดตามโดยองค์กรผู้ให้การรับรอง (Third Party Audit) หมายถึงการตรวจติดตามโดยองค์กรภายนอก (ซึ่งไม่มีส่วนได้ส่วนเสียกับองค์กร) ซึ่งจะมาตรวจระบบคุณภาพขององค์กรว่าสอดคล้องตามข้อกำหนดของ ISO 90001 : 2000 หรือไม่ ส่วนใหญ่จะเป็นการตรวจโดย Certification Body : CB การตรวจติดตามประเภทนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้การรับรองกับองค์กรว่าได้ปฏิบัติตามข้อกำหนด ISO 9001 : 2000 ซึ่งจะทำให้ลูกค้าขององค์กรมั่นใจได้ว่ากระบวนการตลอดจนสินค้าและบริการขององค์กรมีคุณภาพ  โดยลูกค้าไม่ต้องตรวจติดตามด้วยตนเอง สามารถลดความจำเป็นในการตรวจติดตามโดยลูกค้า (Second Party Audit) ซึ่งต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก

คุณสมบัติของผู้ตรวจติดตาม (Auditor Quality)Auditor คือผู้มีคุณสมบัติที่จะตรวจติดตามระบบคุณภาพได้นั่นเอง แล้ว คุณสมบัติที่ว่านี้ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง สรุปได้ดังนี้

1.      คุณสมบัติทั่วไป คือ
·       มีความรู้เรื่องที่จะตรวจติดตามและผ่านการอบรมเรื่องการตรวจประเมิน
·       รักษาความลับขององค์กร
·       เป็นอิสระจากองค์กร / หน่วยงานที่ถูกตรวจ

2.      คุณสมบัติส่วนบุคคล คือ
·       มีมนุษยสัมพันธ์
·       มีทักษะในการสื่อสาร
·       มีทักษะในการจัดการ
·       มีทักษะในการนำเสนอข้อมูล
·       เปิดใจกว้างยอมรับฟังความคิดเห็น

3.      ต้องมีความรู้ (Knowledge) คือ
·       เข้าใจระบบงานที่จะไปทำการตรวจเป็นอย่างดี
·       เข้าใจข้อกำหนด ISO 9001 : 2000
·       เข้าใจ 8 หลักการบริหารคุณภาพ ( 8 Quality Principle)

4.      ต้องมีทักษะในการประเมิน คือ
·       สามารถใช้เทคนิคในการตั้งคำถามเพื่อค้นหาข้อเท็จจริง
·       สามารถสุ่มตรวจติดตามได้อย่างเป็นระบบ
·      สามารถประเมินได้ว่าสิ่งใดไม่สอดคล้องกับข้อกำหนด ISO (Non Conforming : NC) สิ่งใดเป็นข้อเสนอแนะเพื่อการพัฒนา (Suggestion)
·      สามารถเก็บรวบรวมบันทึกรวมถึงหลักฐานต่าง ๆ จากการตรวจติดตามเพื่อใช้ตัดสินใจเกี่ยวกับความสอดคล้องตามข้อกำหนด ISO 9001 : 2000

5.     ต้องมีความสามารถในการเตรียมการตรวจติดตาม คือ
·       สามารถจัดทำกำหนดการตรวจติดตาม (Audit Schedule) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
·       สามารถคัดเลือกทีมผู้ตรวจติดตาม (Auditor Team) อย่างเหมาะสม
·       สามารถจัดทำ Audit Checklist ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

6.      ต้องสามารถเป็นผู้นำการประชุม คือ
·       สามารถดำเนินการประชุมเปิด (Opening Meeting) การตรวจติดตาม
·       สามารถดำเนินการประชุมเปิด (Closing Meeting) การตรวจติดตาม

7.      ต้องสามารถรายงานผลการตรวจติดตามได้อย่างแม่นยำ คือ
·       สามารถรายงานสิ่งที่สอดคล้องและไม่สอดคล้องตามข้อกำหนดอย่างถูกต้อง
·       สามารถเสนอแนะถึงโอกาสในการปรับปรุงให้แก่องค์กร
·       สามารถตัดสินแนวทางการแก้ไขปัญหา (Corrective / Preventive Action) ของผู้ถูกตรวจ

หัวหน้าคณะผู้ตรวจติดตาม (Lead Auditor)
เป็นไปได้ว่าในระหว่างการตรวจติดตามแต่ละครั้งจะเกิดปัญหา หรือ ความคิดเห็นที่ไม่ตรงการระหว่างผู้ตรวจติดตาม กับ ผู้ตรวจติดตามด้วยกัน หรือ ผู้ตรวจติดตามกับผู้ถูกตรวจ  จึงต้องมีบุคคลหนึ่งคอยจัดการให้การตรวจติดตามคุณภาพสามารถดำเนินต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพ บุคคลนั้นเราเรียกว่า หัวหน้าคณะผู้ตรวจติดตาม (Lead Auditor) หน้าที่ของหัวหน้าคณะผู้ตรวจติดตาม สรุปได้ดังนี้
1.      เป็นผู้นำและจัดการให้คณะผู้ตรวจติดตามทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
2.      จัดการกับข้อขัดแย้งที่เกิดขึ้นระหว่างการตรวจติดตาม
3.      ตัดสินใจเกี่ยวกับข้อขัดแย้งต่าง ๆ ระหว่างการตรวจติดตาม
4.      ควบคุมเวลาและการตรวจติดตามให้ครบตามแผนที่กำหนดไว้