ข่าวสาร

ปัจจุบัน โลกอยู่ในยุคโลกาภิวัตน์ที่สถานการณ์ในแต่ละวันนั้นมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นเศรษฐกิจ สังคม สิ่งแวดล้อม เทคโนโลยีที่มีความเจริญก้าวหน้าตลอดเวลา รวมถึงการแข่งขันในอุตสาหกรรม โดยเหตุการณ์เหล่านี้ล้วนแล้วแต่ส่งผลกระทบต่อองค์กรได้ทั้งทางตรงและทางอ้อม ซึ่งเหล่านี้อาจจะส่งผลให้องค์กรไม่สามารถที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ได้ หากไม่สามารถปรับตัวและรับมือกับการเปลี่ยนแปลงได้ ดังนั้นองค์กรควรคำนึงถึงการเตรียมความพร้อมการรับมือกับสถานการณ์ต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้น

หลายท่านคงจะเกิดความสงสัยว่าต้องเริ่มจากจุดไหนเพื่อให้มีการบริหารจัดการที่ดี สามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงนั้น และมีประสิทธิผลต่อองค์กร ทั้งนี้ ก่อนเข้าถึงกระบวนการเหล่านั้น เรามารู้จักกับ ความเสี่ยง ซึ่งเป็นตัวแปรสำคัญหรือเป็นต้นเหตุที่ส่งผลต่อการดำเนินธุรกิจขององค์กร ว่ามีอะไรบ้าง

ความเสี่ยง คือ เหตุการณ์ของการกระทำใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ที่ไม่แน่นอนในอนาคต โดยเกิดจากสภาวะเสี่ยงที่จะส่งผลกระทบสร้างความเสียหายต่อองค์กร หรือลดโอกาสที่จะบรรลุความสำเร็จต่อการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ทั้งในระดับองค์กร ระดับหน่วยงานและระดับบุคคลที่กำหนดไว้ได้ เหตุปัจจัยซึ่งความเสี่ยง ประกอบด้วย 2 ปัจจัย คือ

1. ปัจจัยเสี่ยงภายนอก คือ เหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งองค์กรไม่สามารถควบคุมได้ เช่น ภาวะเศรษฐกิจ สังคม การเมือง ตลาดการเงิน การแข่งขัน และเทคโนโลยี เป็นต้น

2. ปัจจัยเสี่ยงภายใน คือ เหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งองค์กรสามารถควบคุมได้ เช่น การบริหารจัดการ ศักยภาพบุคลากร การดำเนินงาน เป็นต้น

จะเห็นว่าองค์กรควรมีความตระหนักต่อผลกระทบที่เกิดจากความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น ทั้งในปัจจุบัน และอนาคตเพื่อป้องกันปัญหา และความเสียหายที่จะเกิดขึ้น ดังนั้นการจัดเตรียมความพร้อมรับมือไว้อย่างรอบคอบจึงมีความสำคัญต่อการดำเนินงานขององค์กร โดยสามารถสรุปรายละเอียด และแนวทางของการดำเนินงานขององค์กร แบ่งเป็น 2 องค์ประกอบ  ดังนี้

1. การกำหนดกรอบการดำเนินงานขององค์กร

องค์กรจะต้องมีการกำหนดทิศทางการดำเนินธุรกิจที่เหมาะสม และมีการควบคุมภายในที่ดี เพื่อให้สามารถดำเนินกิจการได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ และยังมุ่งเน้นให้องค์กรสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างยั่งยืน โดยการกำหนดกรอบการดำเนินงานขององค์กรต่างๆที่เกี่ยวข้อง มีดังนี้

1. การกำหนดแผนบริหารจัดการองค์กร 

เป็นการกำหนดเป้าหมายในอนาคตสำหรับองค์กรและวางแผนกำหนดกิจกรรมเพื่อให้องค์กรสามารถปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมีการบริหารจัดการใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสมโดยเริ่มจากการกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจที่ชัดเจน และกำหนดกลยุทธ์ให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ที่วางไว้ ซึ่งจะระบุไว้อย่างชัดเจนในแผนธุรกิจ  

นอกจากนี้ยังต้องมีการวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานทั้งในอดีต ปัจจุบัน และอนาคต เพื่อบริหารความเสี่ยงก่อนนำมากำหนดแผนกิจกรรมและวิธีการปฏิบัติงาน การกำหนดแผนบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ เพื่อรองรับการเกิดสภาวะวิกฤตหรือภัยต่าง ๆ ที่อาจส่งผลให้กระบวนการทำงานของหน่วยงานหยุดชะงัก รวมถึงแผนสืบทอดตำแหน่ง ซึ่งเป็นแผนกิจกรรมที่จัดทำขึ้นเพื่อป้องกันการขาดแคลนบุคลากรที่สำคัญในการปฏิบัติงานอย่างกระทันหัน ทั้งนี้เพื่อให้องค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่อง และราบรื่น 

2. การกำหนดนโยบายการกำกับดูแลกิจการที่ดี และจรรยาบรรณธุรกิจ 

องค์กรต้องมีการกำหนดนโยบาย ซึ่งเป็นแนวทางในการกำกับดูแลกิจการที่ดี และมีการปฏิบัติตามจรรยาบรรณในการดำเนินธุรกิจเพื่อสร้างความโปร่งใส รวมถึงกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของคณะกรรมการ ทั้งนี้เพื่อสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้มีส่วนได้เสีย และยังช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวให้เหมาะสมกับการเปลี่ยนแปลงของสภาพธุรกิจในอนาคตได้ เพื่อให้องค์กรสามารถเติบโตอยู่รอดได้ในระยะยาวอย่างยั่งยืน

3. การกำหนดโครงสร้างองค์กร

โครงสร้างองค์กร ถือเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างอิทธิพลต่อพฤติกรรมกลุ่มคนภายในองค์กร ซึ่งจะอ้างอิงจากวัตถุประสงค์ในการควบคุม โดยนำมาจากลักษณะของงานที่ได้ออกแบบไว้ภายในโครงสร้างองค์กร เพื่อกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของบุคลากรในแต่ละตำแหน่งงาน ทั้งนี้ยังรวมถึงต้องกำหนดโครงสร้างการจ่ายค่าตอบแทนที่สอดคล้องกับโครงสร้างองค์กร และเป็นไปตามการประเมินค่าของงานกับตลาดแรงงานอย่างเหมาะสม เพื่อให้สามารถแข่งขันในอุตสาหกรรมได้ และเกิดความยุติธรรมในการจ่ายค่าตอบแทน ทั้งนี้ยังสามารถดึงดูดบุคลากรที่มีคุณภาพให้เข้ามาร่วมขับเคลื่อนองค์กรให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ รวมถึงยังทำให้บริษัทสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรได้เป็นอย่างดีอีกด้วย  

4. การกำหนดรายละเอียดงาน 

การกำหนดโครงสร้างองค์กรจะเกิดพร้อมกับการกำหนดรายละเอียดงานโดยเป็นการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะงาน หน้าที่ ความรับผิดชอบเกี่ยวกับงานอย่างมีระบบ รวมถึงกำหนดดัชนีตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานขององค์กรและหน่วยงานทั้งนี้เพื่อให้สามารถประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อสะท้อนผลการทำงานที่แท้จริงได้

2. การกำหนดกระบวนการปฏิบัติงานที่มีคุณภาพ

การกำหนดกระบวนการปฏิบัติงานที่เป็นระบบสื่อสารให้พนักงานมีความเข้าใจอย่างชัดเจนในบทบาทหน้าที่ และความรับผิดชอบของตนเอง ตลอดจนสะท้อนกระบวนการปฏิบัติงานที่มีมาตรฐาน และมีระบบการควบคุมภายในที่ดีและเหมาะสม อีกทั้งยังเป็นการพัฒนาความพร้อมของบุคลากรรุ่นถัดไปได้อย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ ทำให้การปฏิบัติงานไม่หยุดชะงัก ซึ่งกระบวนการปฏิบัติงานจะมีคุณภาพและเกิดผลลัพธ์ที่ดีได้ต้องสอดคล้องและตรงตามวัตถุประสงค์ที่องค์กร และแผนธุรกิจที่กำหนดไว้ 

ดังนั้นจะเห็นได้ว่าการกำหนดกรอบการดำเนินงานขององค์กร ซึ่งเป็นการบริหารงานในภาพใหญ่ขององค์กร หรือเรียกว่างานพัฒนาธุรกิจ และการกำหนดกระบวนการปฏิบัติงานที่มีคุณภาพ ซึ่งเป็นการกำหนดกรอบการปฏิบัติงานของพนักงาน หรือเรียกว่า งานพัฒนาระบบ ทั้ง 2 ส่วนถือเป็นหัวใจหลักขององค์กร ถ้าจะเปรียบเทียบให้เห็นภาพ งานพัฒนาธุรกิจ คือ การบัญชาการในสนามรบ ที่แม่ทัพมีกลยุทธ์คอยวางแผนโดยมองภาพรวมของการศึกสงคราม และงานพัฒนาระบบ คือวิทยายุทธ เคล็ดลับในการต่อสู้ ที่เมื่อฝึกฝนจนชำนาญแล้วก็จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ทางยุทธวิธีระหว่างการรบได้

ซึ่งหากองค์กรไหนมีการจัดทำอย่างเป็นระบบและมีบุคลากรในการจัดเตรียมข้อมูลดังกล่าวอย่างมีประสิทธิภาพอยู่แล้วก็ถือเป็นผลดี แต่สำหรับองค์กรที่กำลังเริ่มดำเนินธุรกิจ รวมถึงบริษัทที่เปิดกิจการมายาวนาน แต่ยังไม่มีแนวทางในการปฏิบัติที่เหมาะสม ท่านสามารถหาที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญ ในการให้ความรู้ และวางระบบการทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร รวมถึงต้องสามารถปิดจุดความเสี่ยงที่อาจกระทบต่อการดำเนินงานในอนาคต ทั้งนี้เพื่อให้สามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างยั่งยืน แข่งขันในอุตสาหกรรมได้ และสามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในยุคโลกาภิวัตน์ได้นั่นเอง

เรียบเรียงโดย นางสาวอิสริยาภรณ์ ศรีปัตตา

ผู้ช่วยหัวหน้าแผนกพัฒนาระบบ