ข่าวสาร

จะนำองค์กรเข้าระบบ ISO ให้สำเร็จ เรื่องสำคัญต้องการมีการเตรียมพร้อม

การทำโครงการ ISO เป็นเรื่องใหญ่ ต้องใช้เวลา และประสานกับคนหมู่มาก ซึ่งหลายองค์กรไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไรเมื่อผู้บริหารมีนโยบายจะเข้าสู่ระบบ ISO ส่งผลให้เดินหน้าโดยไม่มีการวางแผนจึงมักจะล้มเหลวไปอย่างน่าเสียดาย

ทีมงานตรวจสอบภายธรรมนิติจึงจะมาแชร์ความรู้ในการเตรียมตัวเข้าสู่ระบบ ISO เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จดังนี้

1. ผู้บริหารระดับสูงมุ่งมั่นสนับสนุน
    ผู้บริหารองค์กรต้องมีความมุ่งมั่นที่แท้จริงและคอยสนับสนุนพนักงานทุกส่วนเพื่อผลสำเร็จ การสนับสนุนอาจอยู่ในรูปแบบการให้นโยบายที่ชัดเจนในการทำระบบ การติดตามผลอย่างใกล้ชิด การช่วยแก้ปัญหา อุปสรรค รวมถึงการให้ขวัญและกำลังใจพนักงานนั้นก็เป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากงานระบบ ISO นั้นต้องมีความละเอียดทั้งด้านเอกสาร กระบวนการและข้อกำหนด ดังนั้นผู้บริหารต้องมีความมุ่งมั่น สนับสนุนและให้กำลังใจพนักงานทุกส่วนในการทำโครงการนี้

2. การสนับสนุนด้านทรัพยากร
    การดำเนินการระบบ ISO ทรัพยากรในเรื่องของเงิน คน เวลา เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ในการทำงานนี้พนักงานบางคนต้องสละเวลาส่วนตัว ละงานประจำมาทำงานที่ไม่ใช่งานปกติ ดังนั้นผู้บริหารต้องสนับสนุนทรัพยากรที่ใช้ในการทำงานนี้อย่างเต็มที่

3. แต่งตั้งผู้รับผิดชอบ
    การแต่งตั้งผู้รับผิดชอบเป็นสิ่งสำคัญมากอีกข้อหนึ่ง เพราะการมีผู้ที่รับผิดชอบหลักซึ่งจะเป็นผู้ที่รับผิดชอบในโครงการ การเปลี่ยนแปลงในองค์กร การทำหน้าที่สนับสนุนทีมงาน กำกับดูแล การให้ความช่วยเหลือทีมงาน ประสานงานผู้บริหารระดับสูง แก้ปัญหาเพื่อให้โครงการคืบหน้า ฯลฯ ซึ่งการดำเนินงาน ISO นั้นเป็นเรื่องที่ต้องใช้ความรู้ ความสามารถ การวางแผน การสื่อสารต่อคนในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารกับพนักงานจากบนลงล่าง หรือแม้แต่กระทั้งสื่อสารให้ผู้บริหารระดับสูงรับทราบถึงกระบวนการขั้นตอนการดำเนินงาน ปัญหาและอุปสรรคต่าง ๆ ดังนั้นการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบจึงมีความสำคัญมากเพราะโครงการจะสำเร็จได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับผู้รับผิดชอบด้วยเช่นเดียวกัน

4. อบรมเพื่อความเข้าใจตรงกัน
    การอบรมให้ความรู้ถือเป็นเรื่องสำคัญซึ่งจะทำให้เกิดความเข้าใจในทิศทางเดียวกันว่าองค์กรกำลังเดินหน้าไปทิศทางใด องค์กรกำลังทำอะไร เพื่อให้พนักงานทุกคนในองค์กรเข้าใจและเข้าถึงในสิ่งที่องค์กรดำเนินการ เพื่อให้พนักงานทุกคนได้ร่วมด้วยช่วยกันและลดปัญหาความขัดแย้งภายในองค์กรและส่งผลให้องค์กรประสบความสำเร็จในโครงการในที่สุด

5. ความพร้อมของทีมงาน
    องค์กรต้องพิจารณาทีมงานว่ามีความพร้อมแค่ไหน มีกิจกรรมอะไรบ้างที่องค์กรทำอยู่ รวมถึงลำดับความสำคัญของกิจการนั้น ๆ เพราะหากองค์กรไม่มีความพร้อมก็ยากที่จะประสบความสำเร็จในการดำเนินโครงการ ISO เช่นกัน

6. การสื่อสารในองค์กร
    การดำเนินการ ISO ไม่สามารถทำสำเร็จโดยคน ๆ เดียว และไม่ใช่เพียงทำเอกสารแล้วเสร็จได้ หากแต่ระบบ ISO เป็นการเปลี่ยนแปลงองค์กร เปลี่ยนแปลงพฤติกรรม ซึ่งมีผลกระทบกับคนในองค์กรหมู่มากตั้งแต่พนักงานระดับล่างจนถึงผู้บริหารระดับสูง ดังนั้นการสื่อสารให้พนักงานรับทราบความเป็นมาของโครงการ ความสำคัญของโครงการ การให้ความรู้ การสื่อสารความคืบหน้า เพื่อให้เกิดความเข้าใจและร่วมมือกัน จึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างมากในการดำเนินโครงการให้สำเร็จ

    จะเห็นได้ว่า การเตรียมความพร้อมในการทำ ISO ไม่ได้ยากอย่างที่คิด หากแต่เป็นการร่วมมือของพนักงานทั่วทั้งองค์กร ดังนั้นองค์กรใดที่เตรียมความพร้อมก่อนการดำเนินการ ย่อมประสบผลสำเร็จได้ง่ายและราบรื่นมากขึ้น ขอเป็นกำลังใจให้ทุกองค์กรที่จะดำเนินการ ISO ประสบผลสำเร็จสมกับความทุ่มเทและตั้งใจครับ

เรื่องโดย นายเพิ่มทรัพย์ เวชสุกรรม
รอง.ผจก.ฝ่าย กำกับดูแลแผนกพัฒนาระบบ บริษัท ตรวจสอบภายในธรรมนิติ จำกัด