ข่าวสาร

กระบวนการจัดเก็บวัตถุดิบหรือสินค้าสำเร็จรูป คือ การจัดระเบียบ การจัดวางสินค้าไว้ในคลังสินค้า เพื่อให้วัตถุดิบพร้อมสำหรับกระบวนการผลิต หรือเพื่อจำหน่ายสินค้าสำเร็จรูปให้กับลูกค้าได้สะดวกรวดเร็ว และหากกิจการมีการจัดเก็บสินค้าหรือวัตถุดิบได้ดีนั้น สามารถช่วยย่นระยะเวลาในการทำงานและยังช่วยส่งผลทำให้ลดต้นทุนวัตถุดิบที่อาจสูญเสียลงได้

หากพูดถึงกิจกรรมหลักสำหรับการบริหารคลังสินค้า สามารถแบ่งกระบวนการทำงานออกเป็น 3 กระบวนการ ได้แก่

1. กระบวนการรับสินค้า (Goods Receipt) 

กระบวนการรับสินค้า เกี่ยวกับเรื่องต่าง ๆ ที่จะต้องปฏิบัติในขณะที่สินค้าได้ส่งเข้ามายังคลังสินค้าเพื่อการจัดเก็บรักษา ดำเนินกรรมวิธีในการแรกรับต่อสินค้าที่ถูกส่งเข้ามานั้นอย่างทันทีทันใดบุคคลที่องค์กรกำหนดให้มีหน้าที่ตรวจรับสินค้า จะต้องทำการนับจำนวนสินค้าที่ได้ เปรียบเทียบกับเอกสารประกอบ อาทิเช่น ใบสั่งซื้อ (PO) ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี (Invoice) พร้อมทั้งลงนามผู้ตรวจรับสินค้าในเอกสารประกอบ เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบว่าสินค้าดังกล่าวมีการตรวจรับจากผู้มีอำนาจ ในกระบวนการนี้กิจการควรกำหนดตำแหน่งหรือตัวพนักงานที่สามารถรับสินค้าได้  

2. กระบวนการจัดเก็บสินค้า (Put away) 

เมื่อรับสินค้าเข้าคลัง พนักงานคลังสินค้าจะบันทึกจำนวนสินค้าใน Stock Card เพื่อเป็นหลักฐานว่ามีสินค้าเข้าคลัง อีกทั้งยังช่วยให้บริษัทสามารถคำนวณต้นทุนสินค้าคงคลังได้อีกด้วย ในกระบวนการนี้ถือเป็นหัวใจหลักของการบริหารคลังสินค้า ซึ่งสามารถแบ่งกิจกรรมได้เป็น 2 กิจกรรม

1. การควบคุมพื้นที่การจัดเก็บสินค้า บริษัทต้องแบ่งแยกพื้นที่สำหรับการจัดเก็บสินค้าและติดป้ายบ่งชี้ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา อีกทั้งยังต้องจัดทำแผนผังทางหนีไฟ สัญญาณเตือนภัย ถังดับเพลิง ให้ชัดเจน ประกอบกับต้องพิจารณาความเหมาะสมของปัจจัยต่างๆ ที่ส่งผลต่อสินค้าคงเหลือ อาทิเช่น สินค้าประเภทอาหารหรือสินค้าเฉพาะ ที่ต้องควบคุมอุณหภูมิจะต้องมีเครื่องทำความเย็นเพื่อรักษาคุณภาพสินค้าให้สดใหม่อยู่เสมอ

2. การบริหารสินค้าคงเหลือ บริษัทต้องกำหนดนโยบายสำหรับการตรวจนับสินค้าเหลือ และจะต้องจัดทำแผนการตรวจนับสินค้าคงเหลือ โดยให้ฝ่ายบัญชีเป็นผู้ร่วมตรวจนับกับเจ้าหน้าที่แผนกคลังสินค้า พร้อมบันทึกจำนวนและยอดสินค้าคงเหลือ หากเกิดผลต่าง จะต้องหาสาเหตุที่เกิดขึ้นให้ได้ อีกทั้งต้องกิจการอาจต้องพิจารณาวิธีการคำนวณต้นทุนสินค้าคงเหลือ ว่าเหมาะกับประเภทธุรกิจของท่านหรือไม่ เช่น

 Weighted Average วิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก เหมาะกับกิจการประเภทค้าปลีก
 Specific Identification วิธีเฉพาะเจาะจง เหมาะกับสินค้าที่มีมูลค่าสูง หรือมีการผันผวนของราคาบ่อยครั้ง เช่น โน๊ตบุ๊ค
 FIFO (First In First Out) วิธีเข้าก่อนออกก่อน เหมาะกับสินค้าที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงราคาบ่อย
 LIFO (Last In First Out) วิธีเข้าหลังออกก่อน เหมาะกับสินค้าประเภท หิน อิฐ ทราย
 FEFO (First Expire First Out) วิธีการหมดอายุก่อนออกก่อน เหมาะกับสินค้าที่มีอายุจำกัด อาทิ เช่น สินค้าประเภทยา สินค้าประเภทอาหาร

ทั้งนี้มาตรฐานการบัญชีฉบับที่ 2 เรื่องสินค้าคงเหลือ จะกำหนดวิธีการปฏิบัติสำหรับการบันทึกต้นทุนสินค้าคงเหลือด้วยวิธีเดียวกัน ในวิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก วิธีเฉพาะเจาะจง และวิธีทีเข้าก่อนออกก่อน เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีที่รับรองทั่วไป

3. กระบวนการจ่ายสินค้า  (Dispatch goods)

กระบวนการจ่ายสินค้า เป็นกระบวนการสุดท้ายของคลังสินค้า ซึ่งเมื่อนำสินค้าออกจากคลังต้องมีการอนุมัติจากผู้มีอำนาจทุกครั้ง และหากในกรณีที่ตัดสินค้าออกจากบัญชีแล้วเพราะชำรุด หมดอายุ ล้าสมัยต้องมีการแบ่งแยกโซนสินค้า และต้องมีการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรเช่นเดียวกัน ในกรณีที่เป็นสินค้าควบคุม อาทิเช่น ยา จะต้องปฏิบัติตามกฎหมายที่กำหนดเช่นเดียวกัน

ทั้งนี้กิจการอาจพิจารณาต้นทุนสำหรับการบริหารคลังสินค้าเอง หรือเลือกที่จะจ้าง Outsource ในการบริหารคลังสินค้า  และหากกิจการเลือกวิธีการบริหารคลังสินค้าเองสามารถปฏิบัติตามที่ผู้เขียนกล่าวไว้ข้างต้นได้ ซึ่งช่วยให้กิจการของท่านมีการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น

เรียบเรียงโดย คุณปัณณวิชญ์ บุญเลิศ ผู้ตรวจสอบภายใน

ข้อมูลอ้างอิง

การจัดเก็บสินค้า แหล่งข้อมูล https://ktndevelop.com/ktn_stockshipping

สุนันทา ศิริเจริญวัฒน์ (2555) การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดเก็บคลังสินค้า