ข่าวสาร

ทำไมถึงต้องวางระบบการปฏิบัติงาน ?

  การวางระบบการปฏิบัติงาน ถือว่าเป็นการวางรากฐานของการเริ่มต้นที่ดีสำหรับการดำเนินกิจการ เนื่องจากการวางระบบการปฏิบัติงานทำให้มีแนวทางในการปฏิบัติงาน ช่วยในการบริหารกิจการ รวมถึงช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน ซึ่งการวางระบบการปฏิบัติงานต้องมีความเหมาะสมกับสภาพการดำเนินงานและขนาดของธุรกิจนั้นๆ และสอดคล้องกับนโยบายการปฏิบัติงานขององค์กร เพื่อสะท้อนถึงผลการดำเนินงานที่แท้จริงของกิจการ รวมทั้งยังช่วยประเมินผลการดำเนินงานของกิจการ และสามารถตรวจสอบการดำเนินงานได้ ดังนั้นกิจการทุกประเภทควรมีการวางระบบการทำงานที่ดีแม้แต่กิจการขนาดเล็ก เช่น ธุรกิจ Startup หรือ SMEs เป็นต้น ซึ่งช่วยให้กิจการได้รับประโยชน์

•   มีการบริหารงานมีประสิทธิภาพ เป็นไปตามแผนที่วางไว้ ช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน และข้อผิดพลาดในการทำงาน

•   เอกสาร มีความถูกต้อง ครบถ้วน แม่นยำ และมีข้อมูลที่ชัดเจน สะดวกต่อการใช้งาน

• การปฎิบัติตำแหน่งหน้าที่และความรับผิดชอบของพนักงานมีระบบการปฏิบัติงานชัดเจน พนักงานไม่เกิดความสับสนในการทำงาน และมีตัวชี้วัดประสิทธิภาพการดำเนินงานของกิจการ

•   การเก็บข้อมูลมีความปลอดภัย สามารถควบคุมข้อมูลภายในได้ เพื่อป้องกันการทุจริต

สำหรับธุรกิจ Startup หรือ SMEs อาจจะเริ่มจากการวางระบบการปฏิบัติงานครอบคลุมทั้งวงจรรายจ่าย และวงจรรายได้ ทั้งนี้การวางระบบการปฏิบัติงานจะต้องมีความสอดคล้องกับประเภทธุรกิจ ขนาดของธุรกิจ และนโยบายของบริษัท โดยระบบการทำงานที่ดีจะต้องมีระบการทำงานที่เหมาะสม

สำหรับวันนี้ เราจะมาพูดถึงการวางระบบการปฏิบัติงานในส่วน “วงจรรายจ่าย” กันว่าต้องมีการวางระบบการปฏิบัติงานอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์ของ “วงจรรายจ่าย”

  เพื่อให้มีระบบการปฏิบัติงานที่ดีได้รับสินค้าและบริการที่มีคุณภาพตามมาตรฐานที่ต้องการ และได้รับสินค้าหรืองานบริการภายในเวลาที่กำหนด มีความน่าเชื่อถือ ถูกต้อง และเกิดประสิทธิภาพ ฉะนั้นวงจรรายจ่ายจึงมีความสำคัญต้องทำให้แน่ใจว่าการใช้จ่ายขององค์กรถูกควบคุม มีประสิทธิภาพ และมีความรับผิดชอบ

ในส่วนของวงจรรายจ่ายเกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอนประกอบด้วย 3 กิจกรรมหลัก ดังนี้

1. การซื้อสินค้า/บริการ

  สำหรับการซื้อสินค้า/บริการนั้น เรารู้กันอยู่แล้วว่าการจัดซื้อ/จัดหาต้องมีการเปรียบเทียบผู้ขาย อย่างน้อย 3 ราย เพื่อให้กิจการได้รับสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพตรงตามความต้องการของผู้ใช้มากที่สุด แต่ก่อนเกิดกระบวนการเปรียบเทียบราคา แผนกจัดซื้อต้องได้รับ “ใบขอซื้อ (PR)” จากแผนกที่ร้องขอ โดยต้องระบุรายละเอียดความต้องการ ปริมาณสินค้า/บริการ รวมถึงวันที่ต้องการใช้ให้ครบถ้วน เพื่อให้แผนกจัดซื้อจัดหาสินค้า/บริการได้อย่างแม่นยำ และตรงตามความต้องการของฝ่ายที่ร้องขอ และที่สำคัญ “ใบขอซื้อ (PR)” ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจก่อนทุกครั้ง ทั้งนี้เพื่อเป็นการตรวจสอบการใช้งบประมาณ/การประมาณการใช้จ่ายในเบื้องต้น ก่อนเข้าสู่การจัดซื้อ/จัดหาต่อไป

  จากนั้นทางแผนกจัดซื้อจะต้องทำการจัดหาผู้ขาย รายที่เหมาะสมที่มีคุณภาพตรงตามความต้องการของผู้ใช้ และบริษัทได้รับผลประโยชน์สูงสุด ก่อนเข้าสู่การจัดทำ “ใบสั่งซื้อ (PO)” ส่งมอบเป็นหลักฐานให้ผู้ขาย และทำการนัดหมายวันตรวจรับของ/รับมอบงานให้ชัดเจน ทั้งนี้ “ใบสั่งซื้อ (PO)” ต้องได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจทุกครั้ง อย่างไรแล้วในกรณีซื้อสินค้า/บริการที่มีนัยสำคัญ เช่น มูลค่าสูง หรือมีระยะเวลาในการดำเนินงานไม่ต่ำกว่า 6 เดือน เป็นต้น เราสามารถสร้างเงื่อนไขการจัดทำสัญญาร่วมกับผู้ขายเพิ่มเติม ทั้งนี้เพื่อให้เรามีเอกสารหลักฐานที่สามารถใช้ในการดำเนินการฟ้องร้องทางกฎหมายในกรณีที่เกิดการหนีงานของผู้รับเหมา หรือผิดเงื่อนไขการจัดส่งสินค้า

  ฉะนั้นแผนกจัดซื้อจึงมีบทบาทสำคัญใน “วงจรรายจ่าย” โดยเป็นจุดเริ่มต้นของการควบคุมต้นทุน โดยการเจรจาต่อรองที่มีประสิทธิภาพและการริเริ่มในการประหยัดต้นทุนช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่ายของบริษัท ซึ่งนำไปสู่ความสามารถในการทำกำไรที่เพิ่มขึ้น และในขณะเดียวกันต้องคำนึงประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ควบคู่กันด้วย เพื่อให้มั่นใจว่าบริษัทกำลังปฏิบัติงานร่วมกับผู้ขายที่เชื่อถือได้และมีคุณภาพสูง ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงของการหยุดชะงักในห่วงโซ่อุปทาน

2. การตั้งหนี้ค่าสินค้า/บริการ

  หลังจากผู้ร้องขอได้รับสินค้าหรือตรวจรับงานเรียบร้อยแล้วต้องรวบรวมเอกสารประกอบการรับสินค้า/รับมอบงานส่งมอบให้แผนกบัญชี เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง/ครบถ้วนของรายการ ปริมาณ รวมถึงการลงลายมือชื่อผู้ตรวจรับ ก่อนดำเนินการตั้งหนี้ และบันทึกรายการตั้งหนี้ในโปรแกรมสำเร็จรูป เพื่อรวบรวมนำส่งเอกสารประกอบการตั้งหนี้เป็นหลักฐานในการบันทึกจ่ายชำระเงินโดยแผนกการเงิน ซึ่งจุดควบคุมภายในที่สำคัญของการบันทึกตั้งหนี้ต้องผ่านการตรวจสอบจากผู้บังคับบัญชาทุกครั้ง เพื่อเป็นการสอบทานการทำงานก่อนบันทึกรายการเพื่อเป็นฐานข้อมูลในการดำเนินการจ่ายชำระเงินโดยแผนกการเงินต่อไป

3. การจ่ายชำระเงินให้แก่ซัพพลายเออร์

     การวางระบบการปฏิบัติงานที่สำคัญของการควบคุมการจ่ายชำระเงิน คือ การแบ่งแยกหน้าที่งาน โดยผู้บันทึกรายการตั้งหนี้ และจ่ายชำระเงินต้องแยกผู้รับผิดชอบให้ชัดเจนเพื่อที่จะได้สามารถสอบทานการทำงานของการบันทึกรายการจ่ายเงินของบริษัท ซึ่งจะช่วยป้องกันการทุจริตและข้อผิดพลาดในการทำงาน และที่สำคัญเอกสารที่เป็นหลักฐานการจ่ายชำระเงินต้องตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน รวมถึงรูปแบบเป็นไปตามที่กรมสรรพากรกำหนด และจุดที่สำคัญทุกรายการจ่ายต้องผ่านการพิจารณาอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจ ทุกครั้ง เพื่อป้องกันการทุจริต และให้มั่นใจว่ารายการจ่ายเป็นไปตามเงื่อนไข และนโยบายที่บริษัทกำหนด ก่อนทำการประทับตรา “จ่ายแล้ว” ที่ชุดเอกสารประกอบการจ่าย เพื่อเป็นการป้องกันการนำชุดเอกสารมาจ่ายชำระเงินซ้ำ

   เมื่อทุกท่านอ่านมาถึงตรงนี้แล้วคงทราบถึงความสำคัญแล้วว่าระบบการปฏิบัติงานของ “วงจรรายจ่าย” ที่เหมาะสมต้องมีกระบวนการอย่างไรบ้าง รวมถึงจุดการควบคุมภายในที่สำคัญสำหรับกระบวนการปฏิบัติงานในวงจรรายจ่ายในเบื้องต้น โดยทั่วไปแล้วการกำหนดกระบวนการทำงานจะครอบคลุมเนื้องานตามที่กล่าวไปข้างต้นแต่ยังมีจุดควบคุมภายในที่สำคัญอื่นๆ อีกมากมายที่ต้องคำนึงเชิงลึกโดยจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับบริบท และวัตถุประสงค์ของการดำเนินงาน

   ฉะนั้นแล้วกิจการจะดำเนินการอย่างต่อเนื่องได้ ควรมีการออกแบบระบบการทำงานให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเชื่อถือได้ เมื่อระบบการปฏิบัติงานได้รับการออกแบบและใช้งานอย่างเหมาะสม ระบบการปฏิบัติงานสามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการ เพิ่มผลผลิต ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวม นอกจากนี้ ระบบการปฏิบัติงานที่ดียังเป็นเครื่องมือในการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร ท้ายที่สุดแล้ว ความสำเร็จของระบบการทำงานขึ้นอยู่กับการออกแบบ ใช้งาน และการทบทวนกระบวนการได้ดีเพียงใด

   สำหรับท่านที่กำลังสนใจ และมองหาบริการที่เกี่ยวข้องกับการวางระบบการปฏิบัติงาน หรือบริการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับด้านการตรวจสอบภายใน สามารถติดต่อเพื่อสอบถามรายละเอียดได้ที่  dir.co.th

      สำหรับในครั้งถัดไป ทางผู้เขียนจะมาพูดต่อในส่วนของ “วงจรรายได้” อย่างไรอย่าลืมติดตามกันต่อนะคะ เพื่อจะได้ไม่พลาดเนื้อหาการวางระบบการปฏิบัติงาน “วงจรรายได้” เพื่อ “การวางระบบการทำงานกับ Start up และ SMEs เพื่อความพร้อมที่จะเติบโต” สำหรับวันนี้ก็ขอกล่าวคำว่า “ขอบคุณ และสวัสดีค่ะ”

เรียบเรียงโดย ชญานิศ อินจับ

นักพัฒนาระบบ