ข่าวสาร

เรามาทำความเข้าใจกันว่าเงินสดย่อยมีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร และการบริหารเงินสดย่อยโดยนำหลักการควบคุมภายในมาใช้ประกอบการดำเนินงานมีหลักการสำคัญที่ต้องคำนึงถึงอะไรบ้าง

ความหมายของ “เงินสดย่อย”

เงินสดย่อย หมายถึง วงเงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการได้มีการเบิกเงินสดออกมาถือไว้เพื่อให้เกิดความสะดวกในการจ่ายค่าใช้จ่ายที่มีจำนวนเงินเล็กน้อย และหรือค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดอื่น ๆ ที่ไม่คุ้มกับการเขียนเช็คสั่งจ่าย หรือผู้ขายขอรับชำระเป็นเงินสด เช่น ค่าอาหารว่างสำหรับการประชุม ค่าไปรษณีย์ เป็นต้น
โดยจะกําหนดให้มีผู้รับผิดชอบเกี่ยวกับเงินสดย่อยโดยตรง เรียกว่า “ผู้รักษาเงินสดย่อย (Petty Cashier)” ทำหน้าที่ควบคุมดูแลเงินสดย่อย จ่ายเงินสดย่อยให้กับผู้ขอเบิก เก็บเอกสารการจ่ายเงินสดย่อย รวมถึงการขอเบิกชดเชยวงเงินสดย่อยตามจำนวนที่มีการขอเบิกไปใช้เพื่อทำให้เงินสดย่อยมีจำนวนเท่ากับวงเงินที่กำหนดไว้
ทุกท่านคงพอจะเข้าใจความหมายในเบื้องต้นแล้ว เพราะฉะนั้นเรามาเริ่มในส่วนของการกำหนดกระบวนการบริหารเงินสดย่อยที่เหมาะสมควรกำหนดอย่างไร และจะนำจุดควบคุมภายในที่สำคัญมาใช้ในกระบวนการไหนได้บ้าง ไปดูรายละเอียดกันในลำดับถัดไป

กระบวนการบริหารวงเงินสดย่อย มีรายละเอียด ดังนี้

1. การตั้งวงเงินสดย่อย เป็นขั้นตอนแรกที่กิจการจะต้องจัดทำ โดยเริ่มจากการกำหนดประเภทค่าใช้จ่ายที่สามารถเบิกใช้จากวงเงินสดย่อยได้ กำหนดจำนวนเงินที่สามารถเบิกใช้ได้ต่อครั้ง ผู้มีอำนาจอนุมัติการจ่าย และหลักฐานประกอบการจ่ายให้ชัดเจนเพื่อเป็นการป้องกันไม่ให้เกิดการทุจริตหรือการนำเงินไปใช้ที่ผิดวัตถุประสงค์ พร้อมทั้งกำหนดผู้รับผิดชอบในการทำหน้าที่รักษาเงินสดย่อย (Petty Cashier) ทั้งนี้กิจการต้องสื่อสารนโยบายรวมถึงแนวทางปฏิบัติในการเบิกเงินสดย่อยให้บุคลากรรับทราบโดยทั่วกัน
สำหรับการกำหนดจำนวนวงเงินสดย่อยอย่างไรให้เหมาะสม กิจการต้องลองกำหนดจำนวนเงินโดยนำข้อมูลค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในอดีตมาประกอบ รวมถึงความถี่ในการเบิกชดเชยในแต่ละรอบเพื่อเป็นข้อมูลในการกำหนดจำนวนเงินให้ครอบคลุมต่อค่าใช้จ่าย ทั้งนี้จะสอดคล้องกับขั้นตอนที่ 4) การปรับปรุงวงเงินสดย่อย ที่จะกล่าวถึงในลำดับถัดไป

2. การจ่ายเงินสดย่อย สำหรับการควบคุมการจ่ายเงินสดย่อย ควรมีการกำหนดแบบฟอร์ม “ใบเบิกเงินสดย่อย” เพื่อเป็นเอกสารหลักฐานการเบิกจ่าย และมีการตรวจสอบโดยต้นเรื่องก่อนทำการเบิกเงินสดย่อย เช่น เมื่อมีความประสงค์ในการขอเบิกเงินสดย่อย ผู้ขอเบิกจะต้องจัดทำ “ใบเบิกเงินสดย่อย” และตรวจสอบว่าค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเป็นประเภทรายการที่อยู่ในค่าใช้จ่ายที่สามารถเบิกใช้จากวงเงินสดย่อยได้ตามที่บริษัทกำหนดหรือไม่ (ขั้นตอนตามข้อ 1) ก่อนแนบเอกสารประกอบการจ่ายเงิน เพื่อใช้เป็นหลักฐานสำหรับการเบิกเงินสดย่อย โดยผ่านการตรวจสอบและอนุมัติรายการจากผู้บังคับบัญชา (ตามที่กำหนดในอำนาจอนุมัติ) และทุกครั้งที่จ่ายเงินสดย่อย ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องตรวจสอบเอกสารให้รัดกุมเพื่อให้สามารถใช้เป็นรายจ่ายทางภาษีได้ ก่อนประทับตรา “จ่ายแล้ว” ในเอกสารทุกฉบับ และต้องบันทึกรายการจ่ายเงินสดย่อยใน “ทะเบียนคุมจ่ายเงินสดย่อย” พร้อมบันทึกอ้างอิงเลขที่เอกสารที่ “ใบเบิกเงินสดย่อย” เพื่อป้องกันการนำเอกสารเหล่านั้นกลับมาขอเบิกซ้ำอีกครั้ง จากนั้นจัดเก็บชุดเอกสารการเบิกเงินสดย่อยเข้าแฟ้มเรียงตามเลขที่เพื่อรอการเบิกชดเชยเงินสดย่อย เมื่อถึง Leadtime และ/หรือมูลค่าเงินสดย่อยคงเหลือที่กำหนด (อ้างอิงตามขั้นตอนข้อ 3 การเบิกชดเชยเงินสดย่อย)
สำหรับการสอบทานความถูกต้องโดยผู้บังคับบัญชาถือเป็นหนึ่งในการควบคุมภายในที่ดีเช่นกัน เพราะถือเป็นด่านแรกที่จะช่วยในการตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของเอกสารก่อนผ่านเข้าสู่กระบวนการถัดไป

3. การเบิกชดเชยเงินสดย่อย กิจการควรกำหนด Leadtime และ/หรือมูลค่าเงินสดย่อยคงเหลือที่ชัดเจนสำหรับการเบิกชดเชยเพื่อให้ทันต่อการใช้จ่ายเงินสดย่อย และทุกครั้งที่มีการเบิกเงินชดเชยต้องจัดทำ “ใบสรุปการจ่ายเงินสดย่อย” โดยแนบ “ใบเบิกเงินสดย่อย” และเอกสารประกอบการจ่ายเงินให้ครบถ้วนและถูกต้อง ทั้งนี้เพื่อเป็นข้อมูลประกอบในการสอบทานความถูกต้องของรายการค่าใช้จ่าย และสำหรับการเบิกชดเชยเงินสดย่อยต้องได้รับการตรวจสอบจากผู้บังคับบัญชาทุกครั้งก่อนนำส่งให้แผนกบัญชีบันทึกรับรู้รายการทางบัญชีและเบิกชดเชยเงินสดย่อยให้เท่ากับวงเงินที่กำหนดไว้

4. การปรับปรุงวงเงินสดย่อย ทุกปีกิจการต้องทบทวนความเหมาะสมของวงเงินสดย่อยทุกวงเงินเพื่อพิจารณาทบทวนถึงความเหมาะสมของวงเงินว่าเพียงพอต่อการใช้จ่ายเงินสดย่อยหรือไม่ (โดยดูจากสถิติการใช้เงินสดย่อยในแต่ละเดือน) หากพบว่าต้องมีการปรับปรุงวงเงินให้นำเสนอขออนุมัติปรับปรุงวงเงินสดย่อยเพิ่มขึ้น (ลดลง) ต่อผู้บริหาร ทั้งนี้การปรับวงเงินต้องให้เหมาะสมกับการใช้เงินจริงและสะดวกต่อการดำเนินงานในรอบเวลานั้น ๆ

5. การเก็บรักษาเงินสดย่อย สำหรับเงินสดย่อยเป็นส่วนที่มีความเสี่ยงที่จะเกิดการทุจริตได้ง่ายมากหากมีการปฏิบัติงานที่หละหลวม หรือไม่มีแนวทางในการเข้าตรวจสอบการปฏิบัติงาน ขั้นแรกคือ ควรกำหนดให้การเก็บเงินสดย่อยต้องแยกจากเงินอื่น ๆ หรือเงินสดส่วนตัวของผู้รักษาเงินสดย่อย และต้องจัดเก็บไว้ในที่ปลอดภัยและมีกุญแจล็อก จากนั้นกำหนดระยะเวลาในการเข้าตรวจสอบ และตรวจนับเงินสดคงเหลือ ทั้งนี้ความถี่ในการตรวจนับขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและลักษณะธุรกิจ โดยจะแบ่งการเข้าตรวจสอบ/ตรวจนับ เป็น 2 แบบ คือ

• แบบที่ 1 กำหนดเป็นวันที่ชัดเจน โดยกำหนดให้ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องตรวจนับเงินสดย่อยคงเหลือกระทบยอดกับเอกสารที่มีการเบิกเงินสดย่อยตามระยะเวลาที่                       กำหนด เช่น ทุกเย็นวันศุกร์ หรือทุกวันที่ 15 ของเดือน เป็นต้น

• แบบที่ 2 กำหนดให้มีการสุ่มตรวจนับ (Surprise check) โดยกำหนดให้แผนกบัญชีเป็นผู้ทำหน้าที่ในการเข้าตรวจนับ เช่น ทุกเดือน หรืออย่างน้อยไตรมาสละ 1 ครั้ง 

สำหรับการสุ่มตรวจนับ (Surprise check) เป็นแนวปฏิบัติที่สามารถตรวจสอบได้ว่าเกิดการทุจริตในการเบิกใช้วงเงินสดย่อยหรือไม่ เพราะผู้รักษาเงินสดย่อยไม่ทราบการเข้าตรวจนับในแต่ละครั้ง

ปัจจุบันยังมีการควบคุมและการเก็บรักษาเงินสดย่อยที่นอกเหนือจากที่กล่าวข้างต้น คือ การจัดเก็บเงินในบัญชีธนาคาร ซึ่งปัจจุบันในหลาย ๆ องค์กรจะไม่เน้นการเบิกเงินสดออกมาจัดเก็บไว้ แต่จะเป็นการโอนเข้าบัญชีของผู้ขอเบิกเงินสดย่อยแทน โดยทำการเปิดบัญชีประเภทสะสมทรัพย์ในชื่อพนักงานผู้ถือวงเงินสดย่อยโดยมีวัตถุประสงค์สำหรับไว้ใช้ในการเบิกชดเชย และในขณะเดียวกันผู้ถือวงเงินสดย่อยสามารถใช้ Internet banking ในบัญชีดังกล่าวได้เพื่อทำการถอนใช้วงเงินสดย่อยเฉพาะ สำหรับข้อดีของการเปิดบัญชีจะทำให้สามารถกระทบยอดการเบิกชดเชยโดยตรวจสอบกับรายการฝาก และการเบิกจ่ายสามารถตรวจสอบกับรายการถอนในรายการเดินบัญชีธนาคารดังกล่าวได้ สำหรับวิธีนี้จะช่วยให้ลดการทำงานในการเข้าตรวจนับเงินสดคงเหลือร่วมกับผู้รักษาเงินสดย่อย

เมื่อพูดถึงการเปิดบัญชี และการทำรายการทางการเงินผ่านธนาคาร หลาย ๆ ท่านอาจมีข้อสงสัยว่าค่าธรรมเนียมการโอน หรือค่าธรรมเนียมรายปีหากเกิดขึ้นจะต้องทำอย่างไร ซึ่งหากเกิดค่าใช้จ่ายดังกล่าวผู้รักษาเงินสดย่อยจะต้องเบิกชดเชยผ่านวงเงินดังกล่าวและถือเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท ฯ และกรณีที่เกิดดอกเบี้ยขึ้นก็ต้องถือเป็นรายได้อื่นของบริษัท ฯ เช่นกัน สำหรับรายการดังกล่าวจะพบตอนที่เบิกชดเชยวงเงินสดย่อยอยู่แล้ว ซึ่งจะแสดงเป็นยอดผลต่างระหว่างวงเงินสดย่อยหักยอดคงเหลือในบัญชีเงินฝากธนาคารหักเงินสดย่อยในมือและหักด้วยหลักฐาน/เอกสารประกอบการเบิกจ่าย

ทั้งนี้สำหรับการเลือกใช้วิธีในการควบคุมการเบิกจ่ายเงินสดย่อยและการเก็บรักษาให้ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้บริหาร และความเหมาะสมในแต่ละประเภทธุรกิจ

6. การปิดวงเงินสดย่อย เมื่อมีวงเงินสดย่อยที่ไม่ได้ใช้ กำหนดให้ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องจัดทำเอกสาร “ใบขออนุมัติปิดวงเงินสดย่อย” โดยเสนอผู้บริหารลงนามให้ครบถ้วน ก่อนส่งเรื่องให้แผนกบัญชีเพื่อทำการติดตามเงินสดย่อยจากผู้รักษาเงินสดย่อย และทำการปรับปรุงข้อมูลวงเงินสดย่อยให้เป็นปัจจุบัน รวมถึงสื่อสารการปิดวงเงินสดย่อยให้บุคลากรภายในที่เกี่ยวข้องรับทราบโดยทั่วกัน

เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้แล้วทุกท่านคงพอเห็นภาพความสำคัญของเงินสดย่อยที่จะช่วยลดภาระในการจ่ายเช็คเพื่อจ่ายค่าใช้จ่ายจำนวนที่ไม่มาก กระบวนการเบิกเงินสดย่อยที่มีการควบคุมภายในที่ดี และการกำหนดความรับผิดชอบต่าง ๆ รวมถึงการตรวจสอบระหว่างกันเพื่อให้สามารถควบคุมการบริหารเงินสดย่อยได้อย่างเหมาะสม เมื่อมีการกำหนดตามกระบวนการดังกล่าว จะช่วยให้การบริหารเงินสดย่อยมีประสิทธิภาพ รวมถึงมีการควบคุมภายในที่เหมาะสม ซึ่งผู้บริหารสามารถวางใจ และนำเวลาไปบริหารงานอื่น ๆ ได้เต็มประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

เรียบเรียงโดย : นางสาวอิสริยาภรณ์ ศรีปัตตา นักพัฒนาระบบอาวุโส ฝ่ายพัฒนาระบบ บริษัท ตรวจสอบภายในธรรมนิติ จำกัด

เอกสารอ้างอิง

ระบบเงินสดย่อย (Petty Cash) แหล่งข้อมูล https://www.myaccount-cloud.com/Article/Detail/90877 

การควบคุมภายในการบริหารความเสี่ยง  แหล่งข้อมูล http://capital.sec.or.th/webapp/corp_fin/datafile/69/2015/167300144501012015-03-19T1019_Internal_Control.PDF?ts=1426931555