จากบทความที่ผ่านมา เรื่อง โครงสร้างเงินเดือน สิ่งสำคัญที่ทุกองค์กรมองข้าม   ได้มีการแนะนำไปแล้วว่าโครงสร้างเงินเดือนคืออะไรและมีความสำคัญอย่างไรต่อองค์กร 

ดังนั้นเราจะเห็นว่าการบริหารธุรกิจไม่ว่าจะเป็นองค์กรเล็กหรือใหญ่ สิ่งที่เลี่ยงไม่ได้เลยคือการเข้าๆ ออกๆ ของพนักงาน ซึ่งถ้าเป็นจำนวนไม่มากนักในช่วงระยะเวลาไม่ถี่เกินไป ก็ยังถือเป็นสถานการณ์ปกติ แต่ถ้าการเข้า-ออกนั้นเกิดขึ้นบ่อย นั่นอาจเป็นสัญญาณเตือนว่าการบริหารงานบางส่วนอาจมีปัญหา ไม่ว่าจะเป็นระบบโครงสร้างการจัดการภายใน หรือแม้แต่เรื่องการจ่ายค่าตอบแทน ซึ่งส่วนใหญ่มีโอกาสเกิดปัญหาจากกรณีหลังนี้หากองค์กรยังไม่มีการจัดทำโครงสร้างเงินเดือน และเมื่อเป็นแบบนี้แล้วควรเริ่มต้นอย่างไร และต้องเตรียมพร้อมอะไรบ้าง ไปหาคำตอบกัน 

เริ่มต้นอย่างไร? หากองค์กรคุณยังไม่มีการจัดทำโครงสร้างเงินเดือน 

โครงสร้างเงินเดือน คือ กรอบการจ่ายค่าตอบแทนที่เหมาะสมกับค่าของงาน (Job Value)  ในระดับชั้น/ตำแหน่งต่าง ๆ ที่ไม่เท่ากัน ทั้งนี้องค์กรจะต้องมีการประเมินค่างาน (Job Evaluation - JE) เพื่อจัดระดับชั้น/ตำแหน่งอย่างถูกต้อง และนำระดับชั้น/ตำแหน่งมาจัดเป็นกลุ่มงาน (Job Group)เพื่อจัดทำโครงสร้างเงินเดือนโดยมีกำหนดอัตราต่ำสุด (Starting Rate หรือ Minimum)  และอัตราสูงสุด (Maximum หรือ Ceiling)  ของแต่ละกลุ่มงานอย่างชัดเจนซึ่งโครงสร้างเงินเดือนจะมาจากการวิเคราะห์เปรียบเทียบกับผลการสำรวจตลาด ค่าตอบแทน โดยมีขั้นตอนในการจัดทำ ดังนี้ 

1. การจัดตั้งคณะกรรมการประเมินค่างาน

2. การกำหนดปัจจัยการประเมินค่างาน

3. การออกแบบJob Specification 

4. การกำหนดถ่วงน้ำหนักในปัจจัยต่าง ๆ

5. การแปลงเปอร์เซ็นต์เป็นคะแนน

6. กำหนดระดับในแต่ละปัจจัยพร้อมเขียนนิยามระดับปัจจัย

7. การแปลงผลจากการประเมินค่างานมาเป็นคะแนนและการจัดแบ่งJob Group 

8. การจัดระดับชั้น (Job Group)

9. สำรวจเงินเดือนจริงของบริษัท

10. สำรวจตลาดแข่งขัน 

11. การจัดทำโครงสร้างเงินเดือน 

สิ่งที่องค์กรต้องเตรียมพร้อมเมื่อจะจัดทำโครงสร้างเงินเดือน 

1. เตรียมความพร้อมและความร่วมมือของฝ่ายงานที่เกี่ยวข้อง     ในการจัดทำโครงสร้างเงินเดือนนั้นต้องมีการประสานงานเพื่อให้เกิดการร่วมมือจากทั้งฝ่ายบริหาร

           และฝ่ายงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่จะใช้ประกอบการวางแผนการจัดทำโครงสร้างเงินเดือน ที่ถูกต้อง ชัดเจนที่สุด เพื่อให้การจัดทำนั้นมีประสิทธิภาพและได้ผลสูงสุด 

2. เตรียมข้อมูลการดำเนินธุรกิจ     ส่งที่ทีมจัดทำโครงสร้างเงินเดือนต้องใช้มากที่สุดคือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ เช่น โครงสร้างการบริหาร ตำแหน่งงาน

           ฐาน เงินเดือนขององค์กร รวมถึงนโยบายและข้อมูลด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลเพื่อใช้ในการสัมภาษณ์ 

องค์กรแบบไหนควรจัดทำโครงสร้างเงินเดือน 

การจัดทำโครงสร้างเงินเดือนเหมาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่จะเข้าจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์และบริษัทที่ต้องการวางโครงสร้างเงินเดือนให้มีความเหมาะสมกับธุรกิจและตลาดแรงงานเพื่อให้มีมาตรฐานการจ่ายเงินเดือนที่เป็นไปตามค่างานเป็นธรรมกับกรอบความรับผิดชอบและความทุ่มเทของพนักงาน ไปพร้อมๆกับการเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงาน นอกจากนี้ยังช่วยให้มีอัตราเงินเดือนภายในอยู่ในเกณฑ์ที่สามารถแข่งขันกับตลาดภายนอกได้ ซึ่งจะช่วยดึงดูดความสนใจจากกลุ่มคนทำงานที่มีประสิทธิภาพและคุณสมบัติตามที่องค์กรต้องการเข้ามา รวมทั้งยังช่วยให้ผู้บริหารใช้ประกอบการให้ค่าตอบแทนพิเศษ โบนัส หรือออกค่าใช้จ่ายเพื่อสนับสนุนการพัฒนาทักษะพนักงานแต่ละคนได้อย่างเหมาะสม 

ปัญหาการจ่ายเงินเดือนที่ไม่เหมาะสม ไม่เป็นธรรม จะส่งผลให้องค์กรขาดคนทำงานเป็นระยะเวลานาน หรือพนักงานเข้า-ออกถี่ เข้ามาแล้วอยู่ไม่นาน อาจจะ 3 เดือน 6 เดือน หรือ 1 ปี รอรับโบนัสแล้วออกไป เพื่อตัดปัญหาดังกล่าวองค์กรควรให้ความสำคัญกับการจัดทำโครงสร้างเงินเดือนเพื่อให้มีการจ่ายค่าตอบแทนหรือค่าจ้างเงินเดือนอย่างเป็นระบบ เหมาะสม เป็นธรรม และเป็นที่ยอมรับของทุกฝ่าย ซึ่งช่วยขับเคลื่อนให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย สามารถดึงคนเก่งๆ เข้ามาร่วมงาน และรักษาคนมีคุณภาพให้ทำงานต่อไปได้ ส่วนในมุมพนักงานเองก็มีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น  แต่ทั้งนี้การจัดทำโครงสร้างเงินเดือนถือเป็นกระบวนการที่สำคัญ และต้องดำเนินการอย่างรอบคอบ ซึ่งสำหรับบางองค์กรที่ไม่มีประสบการณ์หรือความเชี่ยวชาญในการจัดทำ อาจจะใช้วิธีมองหาเครื่องมือ หรือผู้ช่วยที่สามารถให้คำปรึกษา พร้อมวางแผนจัดการเงินเดือนอย่างมีประสิทธิภาพได้ เพื่อให้องค์กรมีโครงสร้างการจ่ายค่าตอบแทนที่ชัดเจน ควบคุมค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรได้อย่างดี และมีมาตรฐานมากที่สุด 

เรียบเรียงโดย : ดร.เพิ่มทรัพย์ เวชสุกรรม รองผู้จัดการฝ่ายพัฒนาระบบ บริษัท ตรวจสอบภายในธรรมนิติ จำกัด